Qu'est-ce que le RPO (Recruitment Process Outsourcing) ?
Le RPO, pour Recruitment Process Outsourcing, est un terme anglais qui signifie « externalisation du processus de recrutement ».
Le principe est simple : une entreprise confie à un partenaire externe tout ou partie de son processus de recrutement, notamment lorsqu’elle doit faire face à une campagne de recrutement importante ou à un besoin ponctuel de renfort.
Exemple concret : un site industriel prévoit une extension de son site de production. Pour accompagner cette croissance, une trentaine de collaborateurs doivent être recrutés dans un délai relativement court. L’entreprise peut alors faire appel à un partenaire RPO pour prendre en charge tout ou partie de cette campagne de recrutement.
Les missions couvertes par un prestataire RPO
Le périmètre d’intervention des recruteurs RPO est modulable et dépend directement des besoins de l’entreprise.
Ainsi, les recruteurs peuvent intervenir uniquement sur certaines étapes, par exemple pour renforcer les équipes internes sur le sourcing et la présélection des candidats. Mais ils peuvent également prendre en charge une campagne de recrutement dans sa globalité, depuis l’identification des besoins jusqu’à l’intégration des nouveaux collaborateurs.
Concrètement, les recruteurs RPO peuvent notamment intervenir sur :
- l’analyse des besoins avec les équipes RH et les managers opérationnels ;
- la définition des profils recherchés et de la stratégie de recrutement ;
- la rédaction et la diffusion des offres d’emploi ;
- le sourcing et l’approche directe des candidats ;
- le tri des candidatures et les préqualifications téléphoniques ;
- la réalisation des entretiens de recrutement ;
- la présentation des candidats et la coordination des entretiens avec les managers ;
- le suivi des candidats tout au long du processus ;
- la gestion des propositions d’embauche ;
- le suivi des indicateurs et le reporting de la campagne de recrutement ;
- la préparation de l’arrivée et de l’intégration des nouveaux collaborateurs.
Selon le niveau d’externalisation souhaité, le RPO peut également intervenir sur la partie administrative du recrutement, par exemple en collectant les documents nécessaires à l’embauche ou en préparant les contrats de travail à partir des modèles et procédures de l'entreprise. Le contrat reste néanmoins conclu entre l'entreprise cliente, qui demeure l'employeur, et le salarié.
En reprenant l’exemple précédent, nous pouvons donc envisager deux options :
- L’entreprise peut choisir de conserver en interne les entretiens finaux et la sélection des candidats, tout en confiant au RPO certaines étapes du recrutement, comme la diffusion des offres, le sourcing et les préqualifications.
- Si ses équipes RH ne disposent pas des ressources nécessaires pour gérer une campagne de cette ampleur, elle peut confier au partenaire RPO la quasi-totalité du processus : définition des besoins avec les managers, recherche et sélection des candidats, entretiens, coordination des différentes étapes, propositions d’embauche, préparation administrative et accompagnement jusqu’à l’intégration.
✅ Le RPO permettre à l’entreprise d’adapter le niveau d’externalisation en fonction de ses besoins, de ses ressources internes et du volume de recrutements à réaliser.
L’intérêt d’un cabinet de recrutement
Un cabinet de recrutement propose comme service l’externalisation d’un processus de recrutement pour le compte d’entreprises intervenant dans différents secteurs d’activité.
L’idée est simple : lorsqu’une entreprise ne dispose pas des moyens humains, matériels ou simplement du temps nécessaire pour gérer certains de ses recrutements, elle peut faire appel à un cabinet de recrutement.
Un cabinet de recrutement propose des solutions pouvant aller de la définition du besoin de leur client jusqu’au recrutement du nouveau collaborateur, en passant par la mise en ligne des annonces, la présélection des candidats, la réalisation des entretiens, la rédaction des comptes rendus, les prises de références et le conseil auprès des clients.
Les missions couvertes par un cabinet de recrutement par approche directe
La prestation d’un cabinet est complète, mais elle s’arrête lorsque la promesse d’embauche est établie par la société qui l’a mandaté. En effet, un cabinet de recrutement par approche directe ne s’occupe pas directement de la gestion administrative d’un recrutement. Il n’a pas la main pour établir la promesse d’embauche à la place du client. C’est bien l’entreprise cliente qui reste décisionnaire. La rédaction du contrat et la réalisation des formalités d’embauche ne sont donc pas du ressort du cabinet de recrutement.
Un cabinet de recrutement joue ainsi un rôle de « chasseur de profils » et intervient entre le moment où une entreprise décide d’ouvrir un recrutement sur un poste donné et celui où elle recrute son nouveau collaborateur.
Sur ce laps de temps, le cabinet pourra :
- participer à la définition du cahier des charges en fonction des besoins du client et de la réalité du marché ;
- rédiger des offres pertinentes et attractives ;
- assurer des actions proactives comme le sourcing et l’approche directe ;
- présélectionner les profils ;
- effectuer les entretiens nécessaires ;
- constituer un dossier complet permettant au client de disposer de tous les éléments nécessaires concernant le candidat ;
- effectuer des prises de références ;
- piloter le processus de recrutement en jouant un rôle d’intermédiaire et de conseil entre les candidats et l’entreprise cliente.
Même si un cabinet de recrutement n’intervient pas directement dans l’intégration du salarié, il reste généralement présent afin d’assurer le suivi de l’intégration du nouveau collaborateur. Il peut également jouer un rôle d’intermédiaire lorsque des ajustements ou des échanges sont nécessaires, que ce soit du côté de l’employeur ou du salarié.
RPO ou cabinet de recrutement : quelles différences ?
Modèle économique et facturation
Le modèle économique et la facturation diffèrent entre le RPO et le cabinet de recrutement traditionnel.
Dans le cadre d’un RPO, l’entreprise est facturée pour une prestation de recrutement globale. Le montant de la facture est défini en amont selon les modalités prévues dans le contrat et correspond à la mise à disposition d’un service de recrutement.
À l’inverse, un cabinet de recrutement facture généralement chaque recrutement réalisé. Les honoraires sont définis pour une mission précise et peuvent prendre la forme d’un forfait ou être calculés en fonction de la rémunération du candidat recruté.
La principale différence repose donc sur la logique de facturation : le RPO facture une prestation de recrutement, tandis que le cabinet facture une mission liée à un recrutement précis
Volume et durée de la mission
Comme indiqué précédemment, le principe du RPO est de mettre à disposition d’une entreprise un ou plusieurs collaborateurs qui prendront en charge le volume de recrutements défini en amont, sur une période prévue dans le contrat.
➡️ Dans le cadre d’un volume important de recrutements, le RPO permet ainsi à l’entreprise d’avoir une meilleure visibilité sur son budget et sur les moyens dédiés à ses recrutements pendant toute la durée de la prestation.
➡️ Un cabinet de recrutement à l’avantage de ne pas être exclusivement dédié à un seul client. Les consultants gèrent plusieurs missions et plusieurs clients en parallèle. Les délais peuvent donc être plus variables en fonction de la charge de travail et des difficultés rencontrées sur chaque recrutement.
Le budget est également moins prévisible lorsque les besoins évoluent : chaque nouveau recrutement confié au cabinet représente une nouvelle prestation à facturer. De plus, lorsque les honoraires sont calculés en pourcentage du salaire du candidat recruté, le coût de la prestation peut augmenter si la rémunération finale est supérieure à celle initialement envisagée.
Niveau d'intégration avec les équipes RH internes
Le niveau d’intégration dans les équipes RH est également différent entre le RPO et le cabinet de recrutement.
Dans le cadre d’un RPO, le ou les recruteurs interviennent directement aux côtés des équipes internes de l’entreprise. Ils peuvent utiliser les mêmes outils, suivre les processus de recrutement déjà en place et échanger régulièrement avec les RH et les managers. Le RPO fonctionne ainsi comme une extension de l’équipe RH, avec une bonne connaissance de l’entreprise, de son organisation et de ses besoins.
Un cabinet de recrutement, à l’inverse, échange avec les RH ou les managers afin de définir le besoin, puis prend en charge la recherche, l’approche et l’évaluation des candidats de son côté. Il transmet ensuite les profils sélectionnés à l’entreprise, qui conserve la gestion de son processus interne et la décision finale de recrutement.
La différence repose donc principalement sur le niveau d’intégration : le RPO travaille au sein ou au plus près de l’organisation du client, tandis que le cabinet intervient comme un partenaire externe sur les recrutements qui lui sont confiés.
Type de postes concernés (masse vs postes stratégiques)
Une entreprise qui aurait un nombre important de collaborateurs à recruter dans le cadre de la croissance de ses effectifs pourra avoir besoin de renforcer son service RH. Elle peut alors recruter une personne en interne, en CDD par exemple, ou bien, pour éviter les formalités liées à l’embauche, faire appel au modèle RPO. Ce modèle lui permettra de bénéficier d’un renfort au sein de son service recrutement pendant la période nécessaire.
En revanche, dans le cadre du recrutement d’un poste de direction nécessitant une expertise particulière, l’entreprise pourra faire appel directement à un cabinet de recrutement. Le cabinet travaillera avec ses propres outils et méthodes, sans pour autant être intégré directement aux équipes internes ni suivre l’ensemble des processus de l’entreprise cliente.
Propriété du process et transfert de compétences
➡️ Avec le modèle RPO, le recrutement est réalisé selon les processus utilisés par l’entreprise cliente.
Le recruteur RPO peut utiliser les outils internes, travailler avec les équipes RH et les managers et s’adapter aux différentes étapes du processus déjà en place. L’entreprise reste donc propriétaire de son processus de recrutement. Cette proximité permet également de favoriser le transfert de compétences. Les méthodes mises en place, les bonnes pratiques ou encore les outils utilisés pendant la prestation peuvent être transmis aux équipes internes et continuer à être utilisés après la fin de la mission.
Si l’entreprise cliente fait appel à un cabinet de recrutement, celui-ci utilisera ses propres méthodes, outils et processus pour rechercher, approcher et évaluer les candidats avant de transmettre les profils sélectionnés à son client. Son savoir-faire reste donc principalement au sein du cabinet et le transfert de compétences vers les équipes RH internes est généralement plus limité.
Dans quels cas choisir un cabinet de recrutement ?
Postes cadres, rares ou stratégiques
➡️Les cabinets de recrutement ont une approche proactive qui leur permet de mettre en œuvre les moyens nécessaires pour identifier des profils pertinents, même lorsque ceux-ci ne sont pas en recherche active.
Besoin ponctuel sans volumétrie
Les cabinets travaillent généralement en mode projet, ce qui leur permet de partir d’un cahier des charges précis, parfois complexe, et de mener des actions ciblées pour identifier des profils spécifiques.
Recherche d'un réseau et d'une approche directe qualitative
✅Les cabinets de recrutements accompagnent plusieurs clients et disposent ainsi d’un réseau de candidats potentiels et déjà qualifiés.
De plus, le fait de travailler pour le compte de clients issus de différents secteurs leur permet de connaître les enjeux, les métiers et les besoins propres aux différents domaines d’activité :
L’approche directe peut ainsi être ciblée sur des profils disposant d’une expérience pertinente au regard du besoin.
Notre accompagnement CabRH pour vos recrutements
Cabinet de recrutement et d’approche directe, Le CabRH intervient dans tous les secteurs d’activité et sur l’ensemble du territoire.
Grâce à notre expertise, notre réseau et nos outils, nous accompagnons les entreprises dans leurs projets de recrutement, y compris les plus complexes. Notre approche combine diffusion d’offres, sourcing actif et approche directe afin d’identifier des candidats qualifiés et alignés avec les besoins de nos clients.
Chez Le CabRH, nous privilégions un accompagnement de proximité, avec une bonne connaissance des marchés locaux et des besoins de chaque entreprise.
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Dans quels cas opter pour un RPO ?
Volumes de recrutement importants ou récurrents
➡️Le RPO est particulièrement adapté aux entreprises qui ont un nombre important de recrutements sur une période donnée ou qui connaissent régulièrement des périodes de recrutement intensives.
La mise à disposition de personnes dédiées permet de renforcer les équipes internes afin de gérer un volume important de recrutements, tout en assurant un suivi régulier et en conservant un processus homogène.
Ouverture d'un nouveau site ou forte croissance
L’ouverture d’un nouveau site, le lancement d’une nouvelle activité ou une période de forte croissance peuvent entraîner de nombreux recrutements sur un temps relativement court.
Le RPO permet alors de renforcer temporairement les équipes RH avec des ressources directement consacrées au projet, sans avoir nécessairement besoin de développer immédiatement une équipe recrutement en interne.
Besoin de piloter et internaliser le process à terme
Le RPO peut également répondre à un besoin de structuration ou d’amélioration du processus de recrutement. Le prestataire travaille en lien étroit avec les équipes internes et peut s’appuyer sur les outils et méthodes de l’entreprise tout en apportant son expertise.
Cette proximité facilite la mise en place de bonnes pratiques, d’outils de suivi et d’indicateurs de performance, mais également le transfert de compétences vers les équipes internes. L’entreprise bénéficie ainsi des apports du RPO pendant toute la durée de la mission, tout en pouvant conserver les méthodes, les outils et les processus mis en place une fois la prestation terminée.
À terme, elle dispose donc d’un processus de recrutement plus structuré et peut en reprendre plus facilement le pilotage en interne.
| Critère | Cabinet de recrutement | RPO |
|---|
| Volume de postes |
Ponctuel, profils rares ou stratégiques |
Important ou récurrent |
| Budget |
Facturation par mission distincte |
Budget cadré en amont, coûts maîtrisés |
| Ressources RH internes |
Suffisantes, besoin d'un appui ciblé |
Insuffisantes face au volume à traiter |
✅ Le choix entre RPO et cabinet de recrutement dépend avant tout du volume, du budget et des ressources RH disponibles en interne. Un état des lieux précis de ces trois critères permet d'orienter la décision vers la solution la plus adaptée aux enjeux de recrutement de l'entreprise.
FAQ : Les questions sur le choix d'un RPO ou d'un cabinet de recrutement
Le RPO coûte-t-il plus cher qu'un cabinet de recrutement ?
Les deux modèles répondent à des logiques de facturation différentes.
Dans le cadre de recrutements massifs, le RPO permet de définir un budget en amont pour une période et un volume de recrutements donnés. L’entreprise bénéficie ainsi d’une meilleure maîtrise de ses coûts et limite le risque de dépassement budgétaire lié à la multiplication des recrutements.
Pour quelques recrutements ponctuels ou stratégiques, le recours à un cabinet peut être plus adapté puisque chaque recrutement fait l’objet d’une prestation distincte.
Peut-on combiner RPO et cabinet de recrutement sur une même entreprise ?
Oui, les deux modèles ne sont pas en compétition et peuvent répondre à des besoins différents au sein d’une même entreprise.
Une entreprise peut, par exemple, s’appuyer sur un RPO pour gérer un volume important de recrutements tout en faisant appel à un cabinet pour des recherches ponctuelles sur des postes plus spécifiques, rares ou stratégiques nécessitant une approche directe ciblée.
Quelle est la durée moyenne d'une mission RPO ?
Une mission RPO s’inscrit généralement sur une période de plusieurs mois, notamment lorsqu’elle répond à un volume important de recrutements, à l’ouverture d’un nouveau site ou à une période de forte croissance.
Sa durée dépend donc du projet, du volume de recrutements à réaliser et des ressources internes disponibles. Le niveau d’accompagnement peut également évoluer au cours de la mission, l’objectif pouvant être de permettre à l’entreprise de reprendre progressivement le pilotage de ses recrutements en interne.
Le RPO remplace-t-il les équipes RH internes ?
Non, le RPO peut au contraire venir renforcer temporairement les équipes RH internes lorsque celles-ci ne sont pas suffisamment dimensionnées pour absorber un volume important de recrutements.
Le prestataire travaille en lien étroit avec les équipes en place et peut prendre en charge tout ou partie du processus. Cette proximité favorise également le transfert de compétences et permet à l’entreprise de conserver les méthodes, outils et processus développés une fois la mission terminée.
Le RPO peut-il prendre en charge seulement une partie du processus de recrutement ?
Oui, le niveau d’externalisation peut être adapté aux besoins et aux ressources internes de l’entreprise. Le RPO peut, par exemple, intervenir uniquement sur la diffusion des annonces, le sourcing et les préqualifications, tandis que les équipes internes conservent la sélection finale et les entretiens.
À l’inverse, lorsque les ressources RH sont insuffisantes, le prestataire peut prendre en charge une partie beaucoup plus large du processus de recrutement.
