La prise de références en recrutement

Dans un processus de recrutement, la prise de références constitue un moment important pour confronter les impressions ressenties au cours de l’entretien à la réalité du terrain sur le ou les précédents postes. Elle permet d’apporter des informations complémentaires sur les compétences, les méthodes de travail et le comportement professionnel d’un candidat dans un contexte concret. Au-delà de la simple vérification d’informations figurant sur un CV, cet échange avec un ancien manager ou un RH offre souvent une vision plus nuancée du parcours du candidat.

Bien menée, la prise de références aide à sécuriser une décision de recrutement. Elle peut confirmer des points forts identifiés lors des entretiens, mais aussi révéler des éléments plus subtils : la capacité d’adaptation dans un environnement changeant, la manière de gérer les relations d’équipe ou encore le niveau d’autonomie réel dans les missions confiées. Ces informations, souvent difficiles à évaluer uniquement lors d’un entretien, contribuent à affiner l’analyse du profil.

Elle représente également un outil précieux pour mieux anticiper l’intégration du futur collaborateur. Comprendre dans quel type d’environnement le candidat s’est épanoui, quels modes de management lui conviennent ou quelles conditions favorisent sa performance permet d’évaluer plus finement l’adéquation entre la personne, l’équipe et l’organisation.

Pour les recruteurs comme pour les managers, cette étape offre donc un moyen supplémentaire de réduire les erreurs lors d’un recrutement. À condition d’être structurée, pertinente et menée avec discernement, la prise de références devient un véritable levier d’aide à la décision, au service d’un recrutement plus fiable et plus durable.

Qu'est-ce que la prise de références en recrutement ?

La loi de prise de référence : cadre légal

En France, la prise de références est une pratique autorisée dans le cadre d’un recrutement, mais elle reste encadrée par la loi. Le Code du travail prévoit notamment que les candidats doivent être informés des méthodes utilisées pour les évaluer, ce qui inclut la prise de références (article L1221-8). Autrement dit, un recruteur ne peut pas contacter un ancien employeur ou un ancien manager sans en avoir informé le candidat au préalable.

La loi précise également que les informations recueillies doivent être directement liées au poste à pourvoir. Selon l’article L1221-6 du Code du travail, les données collectées dans le cadre d’un recrutement doivent être pertinentes et nécessaires pour évaluer les compétences du candidat. Les échanges doivent donc porter uniquement sur des éléments professionnels, comme les missions réalisées, les compétences ou la manière de travailler.

Enfin, les informations obtenues lors d’une prise de références étant considérées comme des données personnelles, leur traitement doit respecter les règles du RGPD et de la loi Informatique et Libertés, notamment en matière de transparence et de protection des données.

Objectifs de recrutement pour les recruteurs et RH

Au-delà du simple fait de pourvoir un poste vacant, il s’agit avant tout d’identifier et d’attirer les profils les plus adaptés aux besoins de l’entreprise.

Le premier objectif consiste à répondre à un besoin opérationnel. Les différentes étapes d’un processus de recrutement permettent de découvrir le potentiel des candidats et d’analyser les compétences techniques, l’expérience professionnelle, mais aussi les compétences comportementales.

Un autre enjeu important est de s’assurer de l’adéquation entre le candidat, l’équipe et la culture de l’entreprise. Cette compatibilité favorise une intégration réussie et contribue à la performance collective sur le long terme.

Dans cette perspective, les recruteurs cherchent également à sécuriser leurs décisions d’embauche et à limiter les risques d’erreur de recrutement, qui peuvent être coûteux pour l’organisation.

Ainsi la prise de références peut constituer un outil complémentaire d’aide à la décision. En permettant d’obtenir un retour d’expérience auprès d’anciens responsables hiérarchiques ou collaborateurs, elle offre un éclairage supplémentaire sur le parcours, les compétences et la manière de travailler du candidat.

Pourquoi la prise de références est-elle importante pour les entreprises ?

Ne pas effectuer de prise de références peut exposer l’entreprise à plusieurs risques importants. Sans cette étape de vérification, le recruteur se base uniquement sur les informations fournies par le candidat lors de l’entretien ou dans son CV, ce qui peut entraîner des erreurs de recrutement.

Vérification des compétences et réduction du turnover

La prise de références permet de vérifier concrètement les informations communiquées par le candidat lors de l’entretien ou dans son CV. Elle aide le recruteur à confirmer la maîtrise des compétences techniques mentionnées, mais aussi à obtenir un retour sur les compétences comportementales telles que la communication, le travail en équipe, l’autonomie ou la gestion du stress. Les anciens employeurs ou managers peuvent également apporter un éclairage sur le niveau réel de performance du candidat ainsi que sur son comportement professionnel, notamment sa fiabilité, son implication et sa capacité à collaborer avec une équipe.

Elle joue également un rôle important dans la réduction du turnover, c’est-à-dire le taux de départ des collaborateurs au sein d’une entreprise. En échangeant avec d’anciens employeurs, le recruteur peut mieux comprendre les raisons des départs précédents, identifier d’éventuelles incompatibilités avec le poste ou l’environnement de travail et évaluer la stabilité professionnelle du candidat. Cette étape permet aussi de vérifier l’adéquation entre le profil du candidat et la culture de l’entreprise, ce qui favorise une intégration plus durable.

Les risques de recrutement sans références

Les risques de recruter sans effectuer de contrôle de références sont importants. Voici quelques exemples :

• Risque d’erreur de recrutement (compétences ou expérience surestimées)
• Absence de vérification externe : le recruteur ne dispose que de la version du candidat
• Risque de se baser sur des informations incomplètes, imprécises ou embellies
• Manque de confirmation des compétences techniques et comportementales
• Mauvaise adéquation entre le candidat, le poste et la culture de l’entreprise
• Difficultés d’intégration dans l’équipe
• Impact négatif sur la performance et la productivité de l’équipe
• Augmentation du turnover (départ rapide du collaborateur)
• Perte de temps liée à un nouveau processus de recrutement
• Coûts supplémentaires liés au recrutement, à l’intégration et à la formation

Comment mener une prise de références efficace ?

1/ À quelle étape du processus de recrutement ?

Généralement, la prise de références n’intervient pas au début du processus de recrutement, mais plutôt au milieu, voire à la fin. L’objectif n’est pas de prendre des références pour l’ensemble des candidats potentiels, mais plutôt pour ceux retenus dans la shortlist finale.

Il est ainsi pertinent d’effectuer cette prise de références afin d’appuyer le choix final ou de s’en servir comme support lors d’un dernier entretien, par exemple.

2/ Obtenir l’accord et rassurer le candidat

La prise de références doit être effectuée avec l’accord préalable du candidat. Il est donc nécessaire de l’informer en amont de cette étape du processus de recrutement et de lui préciser quelles personnes pourront être contactées, le plus souvent un ancien manager ou un responsable hiérarchique. Cette démarche s’inscrit dans un cadre légal : selon les articles L.1221-8 et L.1221-9 du Code du travail.

Il est par ailleurs important d’expliquer clairement l’objectif de la prise de références afin de rassurer le candidat. Cette étape ne vise pas à le mettre en difficulté, mais plutôt à vérifier certains éléments de son parcours professionnel, à mieux comprendre sa manière de travailler et à sécuriser la décision de recrutement. Lorsqu’elle est présentée de manière transparente, la prise de références peut aussi être perçue comme un moyen de valoriser les compétences et l’expérience du candidat à travers le retour d’anciens responsables

3/ Cibler les référents pertinents

L’objectif d’une prise de références est d’obtenir des informations cohérentes et pertinentes par rapport au poste sur lequel le candidat se positionne.

Il est préférable de sélectionner des interlocuteurs ayant été managers ou responsables hiérarchiques. En effet, effectuer une prise de références auprès d’un collègue peut ne pas être pertinent. Un collègue peut plus facilement prendre position de manière très positive ou, au contraire, négative.

Il peut également être intéressant de demander directement au candidat les coordonnées de son ou de ses précédents responsables.

4/ Poser des questions pertinentes et utile

5/ Assurer la confidentialité et interpréter les réponses

Les informations recueillies doivent être utilisées uniquement dans le cadre du processus de recrutement et ne pas être diffusées à des tiers.

Les réponses obtenues doivent être analysées avec recul et objectivité. Il est important de prendre en compte le contexte de la collaboration et de croiser les informations avec celles recueillies lors des entretiens. L’objectif est d’identifier les points forts, les axes d’amélioration et la cohérence du parcours afin d’éclairer la décision de recrutement, sans se baser uniquement sur le retour d’un ancien manager.

Les conseils du CabRH pour réussir vos prises de références

Préparer les bonnes questions en amont (identifier les attentes ; éviter l’influence ; exemples adaptés au poste)

Avant d’appeler l’interlocuteur, il est important de préparer son discours. Cela permettra d’aller à l’essentiel, donc de ne pas perdre de temps, et également de montrer à son interlocuteur son professionnalisme.

La phase d’introduction peut permettre de valider l’identité de son interlocuteur et ses fonctions, de s’assurer qu’il a le temps nécessaire à accorder pour réaliser la prise de référence et de vérifier également qu’il connaît le candidat concerné par cette prise de référence.

Ensuite, les questions plus précises interviennent. Elles vont permettre de conduire l’échange et de ne pas se laisser influencer par l’interlocuteur. En menant l’échange de manière structurée, on s’assure ainsi de la pertinence des réponses.

Enfin, il convient de laisser une ouverture à son interlocuteur afin qu’il puisse ajouter toute information qu’il jugera nécessaire. Il ne faut pas oublier de le remercier pour le temps accordé et pour les informations échangées.

Obtenir au moins deux avis pour recouper (sources récentes/variées ; gérer les divergences)

Lorsqu’on effectue une prise de référence, il est important de cibler les entreprises pertinentes. C’est-à-dire, les entreprises où le candidat a occupé des postes similaires, les entreprises les plus récentes possible, les entreprises dans lesquels il est resté longtemps...

L’objectif est de pouvoir nuancer la prise de référence globale.

La récolte de contacts d’anciens managers auprès d’un candidat peut déjà être un indicateur. En effet, si le candidat est d’accord pour que le recruteur réalise une prise de référence dans toutes ses précédentes sociétés, à l’exception d’une seule, on peut en conclure que l’expérience ne s’est pas bien passée et/ou ne s’est pas bien terminée.

Allier prise de références et réseaux sociaux (complémentarité avec LinkedIn où 70% des recruteurs l'utilisent ; vérifier les profils sans remplacer contact direct)

Allier la prise de références et l’analyse des réseaux sociaux, notamment LinkedIn, permet d’obtenir une vision plus complète du parcours d’un candidat.

LinkedIn est aujourd’hui largement utilisé par les recruteurs (environ 70 %) et permet de vérifier certaines informations comme les expériences professionnelles, les dates ou les fonctions occupées. Il peut également aider à identifier d’anciens managers ou collègues à contacter.

Toutefois, ces informations restent déclaratives et ne remplacent pas la prise de références, qui repose sur un échange direct permettant d’obtenir un retour plus précis sur les compétences et le comportement professionnel du candidat.

Concernant les autres réseaux, la loi encadre leur utilisation dans le cadre d’un processus de recrutement.

En France, un recruteur peut consulter les informations accessibles publiquement sur Internet, y compris sur des réseaux sociaux comme Facebook ou Instagram, si le profil du candidat est public. Toutefois, les informations recueillies doivent rester pertinentes et avoir un lien direct avec l’emploi proposé, conformément à l’article L1221-6 du Code du travail. Ainsi, écarter un candidat uniquement parce qu’il publie des photos de soirées ou de consommation d’alcool durant son temps libre peut être considéré comme discutable, car ces éléments relèvent de sa vie privée. Les réseaux sociaux peuvent donc constituer une source d’informations complémentaire, mais ils ne doivent pas remplacer les méthodes d’évaluation professionnelles et doivent être utilisés avec prudence et éthique dans le processus de recrutement.

Savoir lire entre les lignes et détecter les biais (ton, hésitations ; biais cognitifs)

Lors d’une prise de références, il est également important de savoir lire entre les lignes et d’être attentif à certains indices dans le discours de l’interlocuteur. Le ton employé, les hésitations ou certaines formulations peuvent révéler des informations implicites sur l’expérience du candidat.

Le recruteur doit aussi être vigilant face aux biais cognitifs qui peuvent influencer l’évaluation, comme l’effet de halo, qui consiste à généraliser une impression positive ou négative à l’ensemble des compétences d’une personne.

Identifier ces éléments permet de prendre du recul sur les informations recueillies et d’obtenir une analyse plus objective du candidat.

Externaliser pour gagner du temps et objectivité

Externaliser la prise de références peut être une solution intéressante pour les entreprises souhaitant gagner du temps et sécuriser leurs recrutements. Des prestataires spécialisés proposent aujourd’hui des services de vérification pré-emploi incluant la vérification des diplômes, des expériences professionnelles et la prise de références auprès d’anciens managers. Par exemple, EveryCheck propose des solutions permettant d’automatiser certaines vérifications et de fournir aux recruteurs un rapport synthétique sur le parcours du candidat. Ces services sont particulièrement utiles pour les PME, qui ne disposent pas toujours de ressources internes dédiées au recrutement et souhaitent fiabiliser leurs embauches.

Par ailleurs, cette étape peut également être réalisée par des cabinets de recrutement dans le cadre de leur mission. Lorsqu’une entreprise confie un recrutement à un cabinet, celui-ci peut prendre en charge l’ensemble du processus : recherche de candidats, entretiens, évaluation des compétences et prise de références auprès des anciens employeurs. Cette externalisation permet aux entreprises de bénéficier de l’expertise de professionnels du recrutement tout en se concentrant sur leur activité principale.

Vous pouvez prendre contact avec notre cabinet de recrutement pour faciliter votre recrutement : LeCabRH, partenaire de votre recrutement.

Intégrer l’IA et outils automatisés

L’intégration de l’intelligence artificielle et des outils automatisés transforme progressivement la manière dont les prises de références sont réalisées.

Aujourd’hui, certains logiciels permettent d’automatiser l’envoi des demandes de références aux anciens managers sous forme de questionnaires en ligne sécurisés. Les référents peuvent alors répondre directement via une plateforme dédiée, ce qui permet de standardiser les questions et d’accélérer le processus.

Par exemple, des outils comme HiPeople ou Xref permettent d’envoyer automatiquement des questionnaires de référence, de relancer les interlocuteurs et de centraliser les réponses dans un rapport structuré pour les recruteurs.

Les tendances récentes montrent également l’émergence de solutions intégrant l’intelligence artificielle pour analyser les réponses recueillies. Ces outils peuvent identifier certaines compétences clés, repérer des tendances dans les retours des anciens employeurs ou encore générer des synthèses facilitant la prise de décision. L’IA ne remplace pas l’analyse humaine du recruteur, mais constitue un outil d’aide permettant d’optimiser et de fiabiliser le processus de vérification des références.

Faire un retour au candidat post-références

Dans un souci de transparence et de qualité des processus de recrutement, le recruteur peut faire un retour au candidat sur les prises de référence réalisées sans pour autant que cela soit obligatoire.

Il peut être néanmoins intéressant de faire un feedback au candidat comme dans l’exemple ci-dessous :

Erreurs courantes à éviter lors de la prise de références

La prise de références permet de compléter l’évaluation d’un candidat en recueillant le retour d’anciens managers ou collaborateurs. Pour être pertinente, elle doit être réalisée avec méthode et objectivité. L’infographie ci-dessous présente les principales erreurs à éviter afin de garantir une démarche professionnelle et fiable.

Quels outils pour s'aider pour la prise de référence ?

La prise de références se réalise généralement par téléphone ou en visioconférence, afin d’échanger directement avec un ancien manager ou collaborateur du candidat.

Pour structurer cet échange et conserver une trace des informations recueillies, les recruteurs s’appuient sur différents supports, comme des fiches de prise de références, des tableurs de suivi ou des formulaires en ligne.

Les entreprises peuvent également utiliser des trames internes contenant les questions à poser, afin d’harmoniser les pratiques. Il est aussi possible de s’inspirer de modèles de fiches disponibles sur internet, proposés par des sites spécialisés en ressources humaines, qui servent souvent de base pour construire une trame adaptée aux besoins de l’organisation.

Conclusion

La prise de références constitue un outil précieux pour sécuriser un recrutement et compléter l’évaluation d’un candidat. Lorsqu’elle est réalisée avec méthode, éthique et objectivité, elle permet d’obtenir des informations complémentaires sur le profil. Toutefois, elle ne doit jamais être utilisée comme unique critère de décision, mais plutôt comme un complément aux autres étapes du processus de recrutement (entretiens, tests…).

À l’heure où les pratiques de recrutement évoluent et où les outils numériques se développent, la prise de références continue de s’adapter afin de garantir des échanges plus structurés, transparents et respectueux des candidats. Elle reste ainsi un levier intéressant pour les recruteurs souhaitant affiner leur analyse et sécuriser leurs choix.