Pourquoi est-il essentiel de répondre à chaque candidature, même en cas de refus ?
Lorsqu’un processus de recrutement est lancé, le but premier du recruteur va être de trouver le profil qui va correspondre à ses attentes cependant, il ne faut pas négliger les autres candidatures reçues en parallèle.
Même si les profils ne correspondent pas toujours au besoin actuel de l’entreprise, il est important d’apporter une réponse qualitative à l’ensemble des candidats.
Deux points peuvent ainsi être soulevés :
- D’une part, certains profils ne correspondront pas à l’instant T au besoin cependant, il se pourrait qu’ils présentent un intérêt à l’avenir pour d’autres opportunités.
- D’autre part, la satisfaction des candidats est importante car elle va influer sur l’image de l’entreprise. En effet, la culture d’entreprise et l’image qu’elle véhicule sur le marché aura tout intérêt à être plutôt favorable afin d’attirer les meilleurs profils et par la suite, fidéliser ses collaborateurs.
Ce constat a été relevé de manière chiffrée par plusieurs sites qui ont pu mener des études en lien avec les processus de recrutement et les attentes des candidats.
Les conséquences d'une absence de réponse à une candidature peuvent être néfastes pour l’image que renvoie l’entreprise sur le marché du travail. Le site Jobpass par exemple a pu constater que 62 % des candidats ne reçoivent aucune réponse après avoir postulé.
On constate que par la suite, 72 % des candidats ayant eu une mauvaise expérience de recrutement la partagent en ligne ou avec leur entourage, impactant négativement la réputation de l'entreprise. (Source : CareerArc)
L’impact d’une absence de réponse ou d’une réponse trop générale fait que 58 % des candidats actifs sur le marché ont déjà refusé une offre d'emploi en raison d'une mauvaise expérience de recrutement. (Source : CareerPlug)
De la même manière, LinkedIn a pu relever que les candidats sont 4 fois plus enclins à considérer une entreprise pour des opportunités futures s'ils reçoivent un retour d'information réfléchi.
Ces statistiques soulignent l'impact significatif de la communication avec les candidats sur la réputation de l'entreprise et l'attraction des talents. Répondre à chaque candidature, même en cas de refus, est donc une pratique essentielle pour maintenir une image positive et professionnelle.
Aujourd’hui, les notifications de refus peuvent être facilement automatisés ou généralisés afin d’apporter un retour facilement à la candidature. Ce mail très vaste pourra inviter les candidats à recontacter le recruteur s’ils souhaitent plus d’éléments concernant les raisons concrètes du retour.
Par exemple :
« Bonjour,
Nous vous remercions pour l’intérêt porté à notre société. Cependant, votre profil ne correspond pas aux attentes du poste.
Nous ne pourrons donc pas donner une suite favorable à votre candidature.
Pour plus de renseignements, vous pouvez répondre directement à ce mail ou bien nous contacter au 00 00 00 00 00.
Bien cordialement,
Le service recrutement »
Quel est le moment propice pour envoyer son refus de candidature ?
Il n’y a pas vraiment de bon ou de mauvais moment pour annoncer un refus de candidature. Il est tout de même important de respecter les éventuels délais communiqués aux candidats dans les annonces ou bien lors des échanges.
Idéalement, il serait tout de même préférable de ne pas dépasser 1 à 2 semaines après réception de la candidature. Cela permet au candidat de ne pas rester dans l’attente et renforce l’image professionnelle de l’entreprise.
Pour les candidats ayant passé un ou plusieurs entretiens, il est préférable de leur faire un retour dans les 48 à 72 heures suivant la décision finale. Cela montre du respect pour leur investissement et limite l’incertitude. Lorsqu’un candidat présente un bon potentiel, mais n’est pas retenu à ce stade, il est judicieux de personnaliser le message et de lui indiquer qu’il pourra être recontacté pour de futures opportunités.
Eléments importants à transmettre dans un mail de refus de candidature
Il est conseillé de personnaliser les mails de refus envoyés aux candidats dans le cadre d’un processus de recrutement.
Cependant, certaines structures recevant beaucoup de profils, comme les cabinets de recrutement par exemple, ne peuvent pas répondre individuellement et argumenter sur les raisons du refus.
A ce moment, il peut être intéressant d’inviter les candidats qui le souhaitent à prendre contact pour plus d’information.
Les mails de refus personnalisés peuvent également être mis en place dans un second temps une fois les candidats rencontrés et shortlistés.
Remercier sincèrement le candidat pour son intérêt
Qu’importe le retour, il est important de remercier les candidats pour l’intérêt qu’ils ont porté à l’offre et plus globalement à la société pour laquelle ils ont postulé.
Expliquer les raisons du refus
En cas de refus de la candidature, il est important d’expliquer concrètement au candidat la raison ou les raisons afin qu’il comprenne ce qui n’allait pas et qu’il puisse améliorer ses prochaines candidatures et/ou mieux orienter ses recherches.
Encourager le candidat pour la suite de ses démarches
Généralement, les recruteurs terminent leur message par un mot qui encourage les candidats dans la poursuite de leurs recherches. Le but n’étant pas de les décourager pour la suite, quelques conseils peuvent également être ajoutés de manière bienveillante.
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Rédiger le mail en fonction de l'étape de recrutement du candidat
Adapter le ton et le contenu selon le stade du processus de recrutement
En fonction du positionnement du candidat dans le processus de recrutement, il sera important de personnaliser plus ou moins le retour.
En effet, un simple mail de refus non personnalisé pourra convenir pour un profil non retenu à la suite d’une candidature. En revanche, pour un profil qui a eu plusieurs entretiens et qui est arrivé à la fin du processus de recrutement, il sera plus adapté de le rappeler afin de lui faire un retour de vive voix. Le candidat pourra ainsi mieux appréhender le retour négatif qui lui sera fait puisque l’appel montrera une certaine considération. De plus, il pourra poser les éventuelles questions directement lors de cet échange.
Refus après la présélection sur CV
Un simple mail de refus, même non personnalisé, peut suffire lorsqu’un candidat n’a pas été retenu à l’issue d’une candidature, notamment si celui-ci n’a pas été convié à un entretien. Ce type de réponse permet de clore le processus de manière claire et respectueuse, tout en limitant le temps de traitement pour le recruteur. Il montre également que la candidature a bien été examinée, ce qui est toujours préférable à une absence totale de réponse.
Refus après un entretien d'embauche
Lorsqu’un candidat a avancé dans le processus de recrutement en participant à plusieurs entretiens et en arrivant jusqu’aux dernières étapes, il est plus approprié de lui annoncer la décision finale par téléphone.
Un appel permet de lui faire un retour plus humain et plus nuancé, et témoigne d’un véritable respect pour le temps, l’implication et les efforts qu’il a investis tout au long du processus. Ce contact direct offre également au candidat la possibilité de poser des questions, de demander des précisions sur les points qui ont motivé la décision ou encore de recueillir des éléments constructifs pour ses démarches futures.
Cela renforce également l’image professionnelle et bienveillante de l’entreprise, même en cas de réponse négative.
Lire également : Recruteurs : Les questions à poser à vos candidats
Exemples simplifiés de mail de refus de candidature
1/ Pour une présélection de CV
Bonjour,
Merci pour l’intérêt que vous avez porté à notre entreprise et pour le temps consacré à votre candidature.
Malgré la qualité de votre profil, nous ne pourrons donc pas donner une suite favorable.
Vous souhaitant une bonne continuation.
Cordialement,
2/ Pour un entretien d'embauche
Bonjour,
Pour faire suite à notre entretien du xx/xx/xxxx pour le poste de xxxxx à pourvoir au sein de notre société, je suis au regret de vous informer que nous n’allons pas retenir votre candidature pour la suite du processus de recrutement.
Les conseils du CabRH pour bien rédiger et éviter les erreurs dans un mail de refus de candidature
Le monde du recrutement est très vaste et à la fois très fermé. Les recruteurs doivent donc être vigilants quant à leur manière de traiter les candidatures qu’ils vont être amené à réceptionner.
Ils doivent tout d’abord représenter la société pour laquelle ils travaillent (entreprise, cabinet de recrutement…) mais également s’assurer que tous les profils soient traités de la même manière afin qu’ils gardent une bonne image de leur démarche et qu’ils ne soient pas bloqués plus tard à l’idée de soumettre à nouveau leur candidature pour un autre poste.
Le mail de refus de candidature doit donc être systématiquement mis en place par les recruteurs. A minima, il sera générique et reprendra 4 parties : formule de politesse au début et à la fin du mail (bonjour, cordialement, bonne journée …), une partie accusée de réception/remerciement pour la candidature, une partie « décision » et dans cette partie une raison précise de refus peut être indiquée et une partie encouragement pour la suite et éventuellement quelques conseils.
Attention tout de même à ne pas communiquer une raison de refus qui ne rentrerait pas dans un cadre professionnel. En effet, l’article L1132-1 du Code du travail réglemente les critères qui sont jugés « discriminants ».
Par exemple, ces cas de figures sont discriminants :
- Refuser un candidat en raison de son âge ("trop jeune pour un poste à responsabilités" ou "trop âgé pour apprendre")
- Écarter une candidature car la personne porte un nom à consonance étrangère
- Ne pas recruter une femme en âge d’avoir des enfants
Rejeter un candidat en situation de handicap sans analyse de ses capacités réelles.
